Berikut adalah SOP (Standard Operating Procedure) untuk sistem pengambilan keputusan yang transparan melalui musyawarah berjenjang:
I. Tujuan
- Menjamin setiap keputusan yang diambil sesuai dengan AD/ART, tujuan, dan strategi organisasi.
- Memastikan keputusan mencerminkan kondisi lapangan serta kebutuhan penyandang disabilitas.
- Menetapkan mekanisme partisipatif dan akuntabel melalui proses musyawarah berjenjang.
II. Ruang Lingkup
- Seluruh proses pengambilan keputusan strategis dan operasional di Lingkar Sosial Indonesia.
- Melibatkan semua level pengurus: Pembina, Pengawas, dan Pengurus Harian.
III. Definisi
- Pembina: Pengurus tingkat tertinggi yang menentukan arah strategis dan final keputusan.
- Pengawas: Pihak yang bertugas melakukan penilaian dan konsultasi hukum serta etika.
- Pengurus Harian: Pengelola operasional harian yang mengimplementasikan dan memonitor keputusan.
IV. Prosedur Pengambilan Keputusan
1. Rapat Pembina: Penentu Kebijakan Strategis
- Tujuan: Menyusun kerangka kebijakan strategis yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan.
- Langkah-langkah:
- Pembina berkumpul untuk mendiskusikan visi, misi, dan strategi organisasi.
- Mengidentifikasi isu strategis dan prioritas kebijakan.
- Menyusun draft kebijakan sebagai rencana awal keputusan.
- Output: Draft kebijakan strategis yang akan diajukan ke tahap penilaian selanjutnya.
2. Rapat Pembina dan Pengawas: Evaluasi Kesesuaian dengan AD/ART, Tujuan, dan Strategi
- Tujuan: Menilai draft kebijakan apakah sudah sesuai dengan AD/ART, tujuan, dan strategi organisasi.
- Langkah-langkah:
- Pembina dan Pengawas melakukan review mendalam terhadap draft kebijakan.
- Diskusi mengenai relevansi, konsistensi, dan kepatuhan terhadap AD/ART.
- Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk perbaikan.
- Output: Rencana keputusan yang telah disesuaikan dan dinilai layak secara formal.
3. Rapat Pembina, Pengawas, dan Pengurus Harian: Validasi Operasional dan Kebutuhan Lapangan
- Tujuan: Memastikan rencana keputusan dapat diimplementasikan secara operasional dan sesuai dengan kebutuhan harian serta kebutuhan penyandang disabilitas.
- Langkah-langkah:
- Ketiga pihak bersama-sama mengevaluasi kesiapan implementasi rencana keputusan.
- Diskusi mengenai kondisi di lapangan, sumber daya yang tersedia, dan tantangan operasional.
- Identifikasi penyesuaian yang diperlukan agar rencana keputusan lebih aplikatif.
- Output: Rencana keputusan final yang telah divalidasi dari segi strategis, hukum, dan operasional.
4. Keputusan Akhir di Tingkat Pembina
- Tujuan: Menetapkan keputusan akhir yang bersifat final dan mengikat bagi seluruh organisasi.
- Langkah-langkah:
- Pembina meninjau hasil evaluasi dari tahap 2 dan 3.
- Pembina melakukan rapat final untuk memutuskan apakah rencana yang telah disusun akan diterapkan.
- Penetapan keputusan akhir disertai dengan dokumentasi resmi (notulen rapat) sebagai acuan implementasi.
- Output: Keputusan final yang disahkan oleh pembina, siap untuk diimplementasikan oleh seluruh organisasi.
V. Dokumentasi dan Evaluasi
- Notulen Rapat: Setiap rapat harus didokumentasikan secara tertulis, mencakup agenda, pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut.
- Laporan Evaluasi: Secara periodik, evaluasi dilakukan untuk menilai efektivitas implementasi keputusan dan menentukan langkah perbaikan.
- Revisi Kebijakan: Jika diperlukan, kebijakan dapat direvisi melalui mekanisme yang sama agar tetap relevan dengan kondisi organisasi.
VI. Tindak Lanjut
- Monitoring: Pengurus Harian bersama Pengawas melakukan monitoring berkala terhadap implementasi keputusan.
- Feedback: Sistem umpan balik dari seluruh level anggota di lapangan untuk perbaikan berkelanjutan.
- Rapat Tinjauan: Rapat tinjauan berkala di tingkat Pembina untuk mengevaluasi dampak dan efektivitas keputusan yang telah diambil.
SOP ini dirancang agar setiap keputusan di Lingkar Sosial Indonesia dapat diambil secara transparan, akuntabel, dan responsif terhadap dinamika operasional serta kebutuhan penyandang disabilitas. SOP ini membantu dalam menciptakan sistem pengambilan keputusan yang solid dan berorientasi pada kemajuan organisasi.