Ketentuan Umum
- Manajer adalah Manager Program/ Penanggung Jawab Proyek
- Admin adalah Pengurus yang bertanggung jawab di bidang pengarsipan surat menyurat.
Model Pengarsipan Surat
- Google Drive
- Eksternal Hardisk
- Fisik/ print out
- Buku Surat
Jenis Surat yang Diarsipkan
- Surat Masuk
- Surat Keluar
- MoU
- Foto Kegiatan (Google Drive dan Eksternal Hardisk)
Akses ke Google Drive
- Dari Buku Surat ke Google Drive menggunakan QR Code
- Akses ke google drive hanya Admin dan Manager
Teknis Pengarsipan
- Setiap surat masuk dan keluar dikirim ke admin.
- Penomoran surat dan QR Code melalui admin.
- Teknis membuat surat bisa dilakukan admin maupun manajer
Teknis Logbook Kegiatan
- Setiap rencana kegiatan di update ke admin meliputi nama kegiatan, tanggal, tempat, waktu mulai dan akhir.
- Setiap kegiatan yang sudah dikerjakan di update ke admin meliputi: nama kegiatan, tanggal, tempat, administrasi terkait dan foto kegiatan, serta waktu mulai dan akhir.
- Admin mengkoneksikan rencana kegiatan dan kegiatan ke google kalender
- Admin bisa mengingatkan rencana kegiatan berdasarkan informasi google calendar.
- Setting notice rencana kegiatan 24 jam sebelum kegiatan.
Perangkat Standar
- Printer
- Aplikasi Kamera Timestamp
- OTG
- Buku Surat Masuk
- Buku Surat Keluar
- Plastik Letter File — ukuran Letter
- Letter File — ukuran Letter
- Printer
Biaya Manajemen
- Kuota
- Transportasi
- Insentif
Pengesahan SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang Pengarsipan, dibuat di Malang, Sabtu 6 Januari 2024. Disahkan oleh Ketua Pembina LINKSOS.