I. Tujuan
- Memastikan setiap kegiatan terdokumentasi dengan baik untuk keperluan pelaporan, evaluasi, dan publikasi.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi kepada pemangku kepentingan.
- Menyediakan arsip kegiatan yang dapat digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
II. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk semua kegiatan yang dilaksanakan oleh Lingkar Sosial Indonesia, baik dalam bidang edukasi masyarakat, kerjasama, ekonomi kreatif, maupun lingkungan hidup.
III. Prinsip Dokumentasi
- Akurat – Data dan informasi yang dicatat harus sesuai dengan fakta di lapangan.
- Transparan – Dokumentasi harus dapat diakses oleh pihak yang berwenang dan relevan.
- Terstruktur – Dokumentasi harus tersusun secara sistematis sesuai dengan standar organisasi.
- Aman – Arsip digital dan fisik harus disimpan dengan baik untuk mencegah kehilangan atau penyalahgunaan.
- Tersedia – Dokumentasi harus mudah diakses untuk keperluan evaluasi, publikasi, dan laporan.
IV. Jenis Dokumentasi
- Dokumentasi Tertulis
- Laporan kegiatan
- Notulen rapat
- Daftar hadir peserta
- Proposal dan surat izin kegiatan
- Dokumentasi Visual
- Foto kegiatan
- Video dokumentasi
- Infografis atau materi presentasi
- Dokumentasi Digital
- Publikasi di website dan media sosial
- Rekaman webinar atau diskusi daring
- Data keuangan terkait kegiatan (jika relevan)
V. Mekanisme Dokumentasi
1. Sebelum Kegiatan
- Menyiapkan daftar kebutuhan dokumentasi sesuai jenis kegiatan.
- Menunjuk tim dokumentasi yang bertanggung jawab atas pencatatan dan pengarsipan.
- Mengkoordinasikan format dokumentasi dengan tim terkait (misalnya, format foto, video, dan laporan).
2. Saat Kegiatan Berlangsung
- Mengambil foto dan video yang menunjukkan aktivitas utama dan partisipasi peserta.
- Mencatat poin penting dalam notulen atau laporan kegiatan.
- Mengumpulkan daftar hadir peserta secara manual atau digital.
- Jika memungkinkan, melakukan wawancara singkat dengan peserta atau narasumber.
3. Setelah Kegiatan
- Menyusun laporan kegiatan berdasarkan data yang telah dikumpulkan.
- Mengedit dan menyusun foto serta video untuk publikasi.
- Mengarsipkan seluruh dokumentasi dalam format digital dan fisik.
- Mempublikasikan hasil dokumentasi di platform resmi organisasi (website, media sosial, atau laporan berkala).
VI. Format Laporan Kegiatan
- Judul Kegiatan
- Tanggal dan Lokasi
- Penanggung Jawab Kegiatan
- Tujuan Kegiatan
- Rincian Kegiatan (Susunan Acara & Pelaksanaan)
- Hasil dan Dampak Kegiatan
- Dokumentasi Foto dan Video
- Kesimpulan dan Rekomendasi
- Lampiran (jika ada, seperti daftar hadir dan materi presentasi)
VII. Publikasi dan Akses Dokumentasi
- Untuk Publik:
- Foto, video, dan ringkasan kegiatan dapat dipublikasikan melalui media sosial, website, dan buletin organisasi.
- Hak privasi peserta harus dihormati dengan meminta izin sebelum publikasi.
- Untuk Keperluan Internal:
- Laporan lengkap dan dokumen pendukung disimpan di arsip organisasi.
- Arsip digital dikelola dalam sistem cloud atau penyimpanan digital organisasi dengan akses terbatas kepada pihak yang berwenang.
VIII. Tanggung Jawab
- Penanggung Jawab Program/Kegiatan – Memastikan dokumentasi berjalan sesuai SOP.
- Tim Dokumentasi – Mengumpulkan, menyusun, dan mengarsipkan semua dokumentasi.
- Tim Media dan Publikasi – Mengelola publikasi hasil dokumentasi di platform resmi organisasi.
- Sekretariat – Menyimpan arsip dokumentasi secara rapi dan sistematis.
Dengan adanya SOP ini, dokumentasi kegiatan Lingkar Sosial Indonesia dapat dilakukan secara profesional, transparan, dan mudah diakses untuk kepentingan organisasi maupun publik.