SOP Mekanisme Monitoring dan Evaluasi

I. Tujuan

• Memastikan program dan kegiatan organisasi berjalan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan.
• Menilai efektivitas dan dampak program terhadap penerima manfaat.
• Mengidentifikasi tantangan serta menemukan solusi untuk perbaikan ke depan.
• Menjaga akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan program serta sumber daya organisasi.

II. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh program dan kegiatan Lingkar Sosial Indonesia, termasuk bidang edukasi masyarakat, kerjasama, ekonomi kreatif, dan lingkungan hidup.

III. Prinsip Monitoring dan Evaluasi

1. Objektif – Penilaian dilakukan berdasarkan data dan fakta, bukan asumsi.
2. Transparan – Hasil monitoring dan evaluasi harus terbuka untuk pengurus dan pemangku kepentingan.
3. Partisipatif – Semua pihak terkait, termasuk penerima manfaat, dilibatkan dalam evaluasi.
4. Berkelanjutan – Monitoring dan evaluasi dilakukan secara rutin untuk memastikan keberlanjutan program.
5. Berbasis Bukti – Menggunakan indikator yang jelas dan dapat diukur.

IV. Mekanisme Monitoring

1. Perencanaan Monitoring

• Setiap program/kegiatan harus memiliki indikator keberhasilan yang jelas.
• Penanggung jawab program menyusun jadwal monitoring secara berkala.
• Metode monitoring dapat berupa observasi, wawancara, survei, dan dokumentasi.

2. Pelaksanaan Monitoring

• Pengumpulan data dilakukan oleh tim yang bertanggung jawab terhadap program.
• Setiap program wajib menyusun laporan perkembangan secara berkala (bulanan atau triwulanan).
• Data yang dikumpulkan mencakup:
  • Progres pelaksanaan program
  • Kendala yang dihadapi
  • Masukan dari penerima manfaat
  • Penggunaan anggaran

3. Pelaporan Monitoring

• Laporan hasil monitoring disampaikan kepada Ketua Harian dan Pengawas.
• Laporan berisi analisis kondisi saat ini dan rekomendasi untuk perbaikan.
• Laporan monitoring harus disimpan dalam arsip organisasi untuk referensi evaluasi di masa depan.

V. Mekanisme Evaluasi

1. Jenis Evaluasi

• Evaluasi Tengah Program – Dilakukan di pertengahan program untuk melihat apakah program berjalan sesuai rencana.
• Evaluasi Akhir Program – Dilakukan setelah program selesai untuk menilai keberhasilan dan dampaknya.
• Evaluasi Tahunan – Dilakukan setiap akhir tahun untuk menilai kinerja organisasi secara keseluruhan.

2. Proses Evaluasi

• Pengumpulan Data: Menggunakan metode survei, wawancara, diskusi kelompok, atau observasi lapangan.
• Analisis Data: Membandingkan hasil program dengan indikator keberhasilan.
• Pelaporan Evaluasi: Laporan disusun oleh tim evaluasi dan dipresentasikan dalam rapat pengurus.
• Rekomendasi Perbaikan: Hasil evaluasi menjadi dasar dalam perencanaan program berikutnya.

VI. Indikator Keberhasilan

1. Kinerja Program
   • Persentase target yang tercapai
   • Jumlah penerima manfaat yang merasakan dampak positif
   • Efisiensi penggunaan anggaran
2. Keberlanjutan Program
   • Adanya tindak lanjut setelah program selesai
   • Komitmen mitra atau pemangku kepentingan dalam mendukung program
3. Kepuasan Penerima Manfaat
   • Tingkat kepuasan penerima manfaat terhadap program yang dijalankan
   • Masukan atau saran dari penerima manfaat untuk perbaikan program

VII. Tindak Lanjut Hasil Evaluasi

• Hasil evaluasi akan menjadi dasar dalam penyusunan strategi dan kebijakan organisasi.
• Jika ditemukan kendala atau kekurangan, program akan diperbaiki sebelum dilanjutkan.
• Keputusan akhir mengenai tindak lanjut evaluasi ditetapkan oleh Rapat Pembina.

VIII. Dokumentasi dan Pelaporan

• Semua laporan monitoring dan evaluasi harus terdokumentasi dengan baik.
• Hasil evaluasi tahunan akan dipublikasikan dalam laporan tahunan organisasi.
• Dokumentasi ini dapat diakses oleh donatur, mitra kerja, dan pemangku kepentingan sebagai bentuk transparansi.

Dengan adanya SOP ini, Lingkar Sosial Indonesia dapat menjalankan program dan kegiatan secara lebih profesional, transparan, dan berkelanjutan demi mewujudkan dampak sosial yang lebih luas.