Belum lama, saya tergabung dalam sebuah forum masyarakat bersama pejabat. Satu evaluasi penting adalah kecenderungan orang menyampaikan yang baik-baik saja hanya untuk memperoleh pengakuan. Sementara dunia tidak sedang baik-baik saja. Maka tulisan berjudul Kiat Membuat Laporan Kegiatan yang Baik ini, saya dedikasikan untuk membantu mereka.
Kisah pengantar
Apa yang sudah dilakukan Pak Ken, kami juga sudah melakukannya. Demikian ungkap seseorang mewakili kelompoknya. Dari gaya berbicara, intonasi dan gesturnya, kalimat tersebut bermaksud agar memperoleh pengakuan.
Siapa bilang mengurus surat keterangan miskin sulit? Selama ini semua sudah berjalan baik. Seluruh warga sudah terdata dengan baik. Dan seterusnya. Pernyataan demi pernyataan seolah menunjukkan bahwa merekalah pejabatnya. Padahal sesama rakyat jelata.
Namun ini hanya kisah pengantar. Pembaca mungkin bisa mengambil pelajaran, bahwa data, pengolahan data, dan penyampaian data menjadi pokok penting dalam laporan yang baik. Hal lainnya, penting pula memasukkan unsur hambatan, tantangan, serta solusi dan rencana tindak lanjut.
Memahami struktur laporan kegiatan
Mari belajar bersama. Dalam sebuah kegiatan jangka pendek struktur laporan setidaknya memuat beberapa hal. Yang pertama menentukan nama kegiatan, output, hasil yang ingin dicapai, indikator keberhasilan, target. Yang kedua, setelah melaksanakan kegiatan, adalah mencatat hasil kegiatan, hambatan, solusi, dan rencana tindak lanjut.
Output itu tujuan kegiatan. Sedangkan hasil yang dicapai adalah beberapa poin yang mendukung tercapainya ouput. Jangan lupa tentukan indikator keberhasilan atau tandanya apa sih kegiatan kita berhasil. Lalu sebutkan target, biasanya ini berupa angka atau prosentase.
Laporan kegiatan yang baik, memerlukan menyebut hambatan, solusi, serta rencana tindak lanjut. Hal ini akan menunjukkan bahwa kegiatan kita tidak biasa-biasa saja, penting, berdampak kepada masyarakat, serta berkelanjutan.
Contoh laporan kegiatan
OK, kita coba melihat laporan kegiatan Posyandu ya. Semoga bisa lebih mudah memahaminya.
Bagian pertama. Memuat nama kegiatan, output, hasil yang ingin dicapai, indikator keberhasilan, dan target.
Nama kegiatan Posyandu. Output/tujuannya agar balita mendapatkan layanan kesehatan berdasarkan kebutuhannya.
Kemudian hasil yang ingin dicapai. Balita dan ibunya mendapatkan kesehatan dan adanya antar jemput menuju lokasi posyandu.
Selanjutnya indikator keberhasilan dan target. (1) 30 orang ibu dan balitanya hadir dalam kegiatan posyandu. (2) Satu orang dokter anak memberikan layanan kesehatan (3) satu buah ambulan melakukan antar jemput gratis bagi peserta posyandu yang membutuhkan.
Bagian kedua. Mencatat hasil kegiatan, hambatan, solusi, dan rencana tindak lanjut.
Hasil kegiatan berdasarkan absensi terdapat 25 orang ibu beserta balitanya hadir dalam kegiatan posyandu. Satu orang dokter anak dan satu orang ahli gizi memberikan pelayanan.
Namun terdapat hambatan, tidak semua ibu dan balitanya bisa hadir dalam kegiatan Posyandu. Alasannya lokasi posyandu terlalu jauh, walaupun sudah tersedia bantuan ambulan.
Solusinya adalah membuat kegiatan posyandu per dusun. Agar warga lebih mudah mengaksesnya dan dekat.
Maka rencana tindak lanjutnya, pengurus posyandu akan berkoordinasi dengan Kepala Desa dan Puskesmas untuk mengadakan kegiatan posyandu di setiap dusun.
Kesimpulan dan saran
Bagi orang dengan wawasan menejerial, akan bisa melihat kebaikan laporan ini. Yaitu sederhana, mudah dipahami, terkoordinasi dan berkelanjutan.
Kiat membuat laporan kegiatan yang baik ini bisa dipraktekkan. Teknis ini bukan hanya penting untuk presentasi kepada mitra maupun calon mitra. Melainkan juga bisa menjadi skema publikasi yang menarik. (Ken)